Procurement
Procurement is een verzamelnaam van diverse activiteiten zoals:
- Inkoop
- Expediting
- Inspectie
- Traffic Logistiek
- Material Management
- Contracten
INKOOP
Zodra de engineering afdelingen hun materiaal gespecificeerd hebben wordt dit samengevat en op een requisitie naar procurement gestuurd zoals.
- Mechanical; vaten, kolommen, warmtewisselaars, pompen, compressoren, enz
- Piping; bulkmaterialen zoals pijp, flenzen, fittingen, afsluiters, pakkingen, filters, enz
- Electrical en Instrumentatie; motoren, transformatoren, hoog en laagspanningsinstallaties, instrumenten, besturingssystemen, verlichting, enz
- Civiel; met Constructie staal, beton, enz
Aanvragen gaan naar vooraf overeengekomen leveranciers die op hun beurt een aanbieding insturen.
Deze aanbiedingen worden commercieel en technisch beoordeeld waarna een selectie plaats vindt welke leverancier de opdracht krijgt. Met deze geselecteerde leverancier worden contractonderhandelingen gehouden welke uiteindelijk leiden tot een inkoop overeenkomst. Deze order vindt dan zijn weg naar expediting.
EXPEDITING
Omdat het van het grootste belang is dat materialen op de juiste datum conform constructie plannen op de bouwplaats aankomen, houdt inkoop door expediting voortdurend contact met de leveranciers om de voortgang in fabricage/productie en levering van materialen te waarborgen. Ook zorgt expediting voor de rapportage aan het project team en constructie management met betrekking tot materiaal leveringen. De order opvolging kan zowel vanuit kantoor middels telefoon, fax en e-mail plaatsvinden als ook door bezoeken af te leggen bij de leveranciers om de voortgang te controleren. Ook is in deze fase de expediter een belangrijke schakel tussen de leverancier en het projectteam. Niet alleen de voortgang is belangrijk, ook de kwaliteit van het te leveren product is essentieel. Dit brengt ons bij de inspectie
INSPECTIE
Veelal is de fabrikant/leverancier gehouden aan van te voren vast gestelde kwaliteitsnormen. Omdat de eisen die gesteld zijn vaak zeer stringent zijn en de gevolgen van eventuele gebreken aan materialen zeer omvangrijk en kostbaar kunnen zijn, worden er regelmatig kwaliteitscontroles uitgevoerd. Denk hierbij aan het controleren van bijv. laswerk, maatvoering en volledigheid. Ook documenten horen vaak bij apparaten en materialen (certificaten) en ook deze dienen om de kwaliteit te waarborgen. Als alles in orde is bevonden volgt het transport naar de bouwplaats. Hier zijn Traffic & Logistiek aspecten van belang.
TRAFFIC& LOGISTIEK
Er zijn verschillende levercondities mogelijk variërend van “af fabriek” tot “vrij geleverd op de bouwplaats”. In het laatste geval is de leverancier verantwoordelijk voor het transport tot op de bouwplaats. Bij een levering “af fabriek” moeten Traffic & Logistiek aspecten in acht genomen worden bij het vervoer van al die materialen over de wereld. Dit is een vak apart binnen procurement, en spreekt vaak tot de verbeelding als enorme apparaten of kolommen soms over de wereldzeeën heen vervoerd moeten worden.
MATERAIL MANAGEMENT
Om de goederen stroom in goede banen te leiden is een gedegen material management onontbeerlijk. Dit is de wereld van computersystemen die te allen tijde inzicht geven in de stand van zaken met betrekking tot beschikbaarheid. Maar niet alleen beschikbaarheid, ook planning is belangrijk voor een juiste projectuitvoering.
Het material management systeem blikt vooruit en stelt prioriteiten gebaseerd op constructie schema’s.
Ook stelt het material management systeem ons in staat de activiteiten van de verschillende afdelingen op elkaar af te stemmen zodat een efficiency in project uitvoering bewerkstelligd wordt.
CONTRACTEN
Naast het ontwerp, het specificeren en kopen van equipment, moet de fabrieksinstallatie ook gebouwd worden. Meestal wordt de bouw uitbesteed aan een contractor (aannemer). Er zijn voor het uitgeven van het werk verschillende vormen:
- Lumpsum: een vaste prijs voor het totale werk met afgesproken eenheidsprijzen voor meer en minder werk.
- Unit rate: een vaste prijs voor eenheden werk, zoals leggen van piping per meter, installeren van een afsluiter etc. Afrekening op geïnstalleerde eenheden.
- Reimbursable: verrekening op basis van gewerkte uren en gebruikt materiaal.
Welke vorm er gekozen wordt, is afhankelijk van:
- Beschikbare informatie op het moment van uitgifte
- Het risico
- De planning
- Kwaliteit
- Kostenbeheer
- Schedule
Bij een lumpsum contract kunnen de kosten alleen stijgen door een “field werkorder”, een getekende aanpassing van het contract. Dit zal dan sterk kosten beheersend werken.
Bij een unit rate en nog meer bij reimbursable zal de flexibiliteit en de kwaliteit op de voorgrond staan, de kostenbeheersing minder.
De technische disciplines (Process, Mechanical, Piping, E&I en Civil/Structural) zijn verantwoordelijk voor het technische deel van het contract: de “scope of work”, dus wat de contractor moet doen en wat hij moet leveren, en het bepalen van de eenheden voor de verrekening van meer en minder werk. Bij de evaluatie van de aanbiedingen moeten de technische disciplines advies uitbrengen over het technische deel van het pakket. Ook zal zij samen met de constructieorganisatie de voorgestelde organisatie en de gepresenteerde ervaring moeten beoordelen. Later tijdens de constructie fase zullen de technische disciplines ook mee-oordelen over de werkorders en claims.
Software pakketten die gebruikt worden
Functies bij de categorie procurement
